PT샵 회원관리 프로그램, 남은 횟수 엑셀로 세다 새는 돈

수요일 저녁, 30회권 회원이 해지하겠다며 카운터에 앉아요. 사장님 엑셀에는 18회를 썼다고 되어 있어요. 회원은 “15번밖에 안 했는데요”라고 해요. 트레이너 수첩을 펴 보니 두 줄은 날짜만 있고 사인이 없어요. 지난달 바뀐 트레이너는 “그날 서비스로 해 드린 거”라고 기억해요. 이 자리에서 누구 말이 맞는지 보여 줄 기록이 없으면, 대개 사장님이 한발 물러서요.

먼저 솔직하게 말할게요. 회원관리 프로그램을 바꾼다고 PT 회원이 늘지는 않아요. 회원은 트레이너와 수업을 보고 와요. 다만 이미 판 수업에서 새는 돈은 기록으로 막을 수 있어요. 이 글은 PT샵에서 남은 횟수가 어디서 어긋나는지, 그게 얼마인지, 기록이 남게 바꾸는 순서를 정리했어요.

PT 남은 횟수는 어디서 어긋나나요?

PT 횟수는 수업 한 번마다 누군가 손으로 빼야 하는 숫자예요. 엑셀·수첩으로 관리하면 보통 이 네 군데서 어긋나요.

• 빼는 걸 잊어요. 수업 사이에 다음 회원이 들어오고, 마감 때 몰아서 적다가 한두 줄을 놓쳐요.
• 두 번 빼요. 트레이너 수첩과 카운터 엑셀에서 각자 빼면 한 수업이 두 번 빠지기도 해요. 회원은 손해 본 줄 알고, 나중에 다툼이 돼요.
• 서비스가 기록되지 않아요. 등록 상담 때 “2회 더 드릴게요”라고 말로 약속하고 어디에도 적지 않아요. 담당이 바뀌면 약속도 사라지거나, 반대로 두 사람이 따로 챙겨 줘요.
• 누가 고쳤는지 몰라요. 엑셀 칸은 누구나 고칠 수 있고, 고친 흔적이 남지 않아요. 숫자가 틀려도 언제부터 틀렸는지 거꾸로 찾을 수 없어요.

엑셀·수첩으로 할 때 새는 곳

어긋나는 곳	엑셀·수첩에서는	어떻게 돈이 새나요
차감 누락	마감 때 몰아서 적다 빠져요	한 수업을 공짜로 준 셈이에요
이중 차감	수첩과 엑셀에서 따로 빼요	해지·재등록 때 다툼이 되고, 대개 센터가 물러서요
말로 한 서비스	상담한 사람만 기억해요	겹쳐 주거나, 안 줬다고 다퉈요
고친 흔적	남지 않아요	해지 상담에서 근거를 못 보여 줘요

차감을 빠뜨리면 한 해에 얼마가 새나요?

예시 계산: PT 30회권을 165만 원에 판다고 가정하면 1회는 5만 5천 원이에요. 한 달에 PT 수업이 200번 정도 있는 센터에서 차감을 2번만 빠뜨려도 한 달 11만 원, 1년이면 132만 원이에요. 한 달 6번이면 1년 396만 원이에요. 수업이 많을수록, 바쁜 저녁에 몰릴수록 놓치기 쉬워요.

• 한 달 2회132만 원
• 한 달 4회264만 원
• 한 달 6회396만 원

예시 계산PT 30회권 165만 원(1회 5만 5천 원), 빠뜨린 수업은 다시 돈을 받지 못한다고 가정

말로 한 서비스도 같은 계산이에요. 예시 계산: 등록 때 “서비스 2회”를 두 사람이 따로 약속해서 4회가 나갔다면, 같은 단가로 22만 원어치 수업이에요. 숫자 자체보다 “언제, 누가, 왜 줬는지”가 남지 않는 게 문제예요.

남은 횟수 다툼은 왜 해지 때 터지나요?

평소에는 남은 횟수가 한두 번 틀려도 넘어가요. 돈 이야기가 나오는 해지 때 처음으로 따져 보게 돼요. 한국소비자원 자료를 보면 헬스장 피해구제 신청은 2022년부터 2025년 3월까지 1만 104건이었고, 이 가운데 청약 철회·환급 거부·중도해지 위약금 분쟁을 포함한 계약 해지 관련이 9,290건(92.0%)이었어요(서울경제TV, 2025). 앞선 조사에서는 헬스장 피해구제 신청 8,218건 가운데 PT 이용계약 관련이 2,440건이었고, 계약 횟수가 확인된 PT 계약 1,449건 중 68.1%가 20회 이상이었어요(이슈밸리, 2022).

헬스장 피해구제 신청 (2022년~2025년 3월)

1만 104건

계약 해지 관련 (9,290건)

92.0%

신청해도 환급·배상을 받지 못한 비율

49.7%

출처: 서울경제TV (2025-05-18), 한국소비자원 자료

20회, 30회처럼 큰 묶음일수록 “몇 회를 썼는지” 한 줄 차이가 금액으로 커져요. 예시 계산: 30회권 165만 원을 다 받고, 쓴 수업은 회당 5만 5천 원으로 빼고, 위약금은 총액의 10%로 계산한다고 가정해요. 18회를 썼다면 돌려줄 돈은 49만 5천 원, 15회라면 66만 원이에요. 같은 회원인데 기록 세 줄 차이로 16만 5천 원이 갈려요. 이때 필요한 건 말이 아니라 날짜·수업·처리한 사람이 남은 기록이에요.

가격표를 어떻게 짜면 큰 묶음의 환불 부담이 줄어드는지는 PT 가격표 짜는 법에 따로 정리했어요.

엑셀 대신 회원관리 프로그램으로 바꾸면 뭐가 남나요?

여기서부터는 더크에서 실제로 어떻게 하는지예요. 핵심은 하나예요. 횟수는 정해진 버튼으로만 바뀌고, 바뀔 때마다 한 줄씩 기록이 남아요.

1. 1

   일정에서 수업 완료

   수업 날이 되어야 누를 수 있어요

2. 2

   PT 이용권에서 1회 차감

   같은 예약은 한 번만 빠져요

3. 3

   변동 기록에 한 줄

   일시·이용권·구분·남은 횟수·내용

4. 4

   회원 앱에 반영

   회원이 남은 횟수를 직접 봐요

• 수업 완료로만 빠져요. 일정 화면에서 예약의 “수업 완료”를 누르면 “PT 이용권에서 1회가 차감돼요”라는 확인이 뜨고, 확인하면 1회가 빠져요. 수업 날짜 전에는 “수업 날짜가 되면 완료·노쇼로 처리할 수 있어요”라고 막아서 미리 빼는 실수가 없어요.
• 두 번 빠지지 않아요. 같은 예약을 두 기기에서 동시에 완료로 눌러도 한 번만 차감돼요. 예약을 되돌리거나 취소하면 그 예약으로 뺐던 횟수가 돌아와요.
• 노쇼는 사장님이 골라요. 노쇼를 누르면 “노쇼로 1회 차감”과 “차감하지 않고 노쇼만 기록” 가운데 하나를 골라요. 센터 규정대로 하면 돼요.
• 트레이너도 자기 수업을 완료 처리해요. 트레이너 역할은 본인 수업 일정과 완료 처리를 할 수 있어요. 수첩과 엑셀 두 곳에 적을 일이 없어요.

서비스 횟수와 정정은 어떻게 남기나요?

말로 하던 서비스를 기록으로 바꾸는 곳이 두 군데 있어요.

1. 팔 때 넣기: 이용권 판매 화면의 “더 넣기”를 열면 “서비스 횟수 (기본 ○회에 추가)” 칸이 있어요. 30회권에 2를 넣으면 처음부터 32회로 잡혀요.
2. 나중에 고치기: 회원 이용권의 “횟수 조정”에서 추가(+)나 차감(−)을 고르고 횟수를 넣어요. “사유 (필수, 기록에 남아요)” 칸을 비우면 저장되지 않아요. 화면에도 “수업 완료 차감은 일정에서 처리하세요. 여기서는 서비스·정정만 해요”라고 나와요.

횟수 조정, 이용권 수정, 환불은 대표와 매니저만 할 수 있어요. 트레이너와 직원 역할에는 이 버튼이 없어요. 누구나 칸을 고칠 수 있던 엑셀과 가장 크게 다른 점이에요.

지금 읽은 걸 더크에서 바로 해 보세요

센터 만들기는 무료예요. 엑셀 명단을 CSV로 저장해 올리면 오늘부터 출석과 남은 횟수를 볼 수 있어요.

무료로 센터 시작하기

해지 상담 때는 무엇을 보여 주나요?

회원 이용권 아래 “횟수·기간 변동 기록”을 펼치면 표가 나와요. 칸은 일시, 이용권, 구분, 변동, 남은 횟수, 내용이에요. 구분에는 “구매”, “수업 차감”, “차감 복구”, “횟수 조정” 같은 말이 찍혀요. 수업으로 빠진 줄의 내용 칸에는 “수업 완료 차감”과 수업 날짜·시간, 담당 트레이너 이름이 남고, 조정한 줄에는 그때 적은 사유가 남아요. “15번밖에 안 했다”는 말에 날짜별 기록으로 답할 수 있어요.

엑셀·수첩과 더크 비교

하던 일	엑셀·수첩	더크
수업 뒤 횟수 빼기	마감 때 손으로 빼요	일정에서 “수업 완료”를 누르면 1회 빠져요
서비스 횟수	상담한 사람 기억에 있어요	판매 때 “서비스 횟수” 칸, 나중엔 사유와 함께 “횟수 조정”
고친 흔적	남지 않아요	“횟수·기간 변동 기록”에 한 줄씩 남아요
고칠 수 있는 사람	파일을 연 누구나	대표·매니저
해지 때 계산	계산기로 따로 해요	환불 화면에 기준 금액이 먼저 떠요
“몇 번 남았어요?”	찾아서 답해요	회원 앱에 “○ / ○회 남음”으로 보여요

환불·취소에서 “중도 해지 환불”을 고르면 받은 금액, 이용 ○회 / ○회, 위약금(총액의 10%), 돌려줄 금액이 차례로 나와요. 회당 금액은 판매 금액을 서비스 횟수까지 넣은 전체 횟수로 나눠 계산해요. 화면 아래에는 “공정거래위원회 소비자분쟁해결기준(체육시설업) 기준 금액이에요. 센터 약관에 따라 바꿀 수 있어요”라고 적혀 있고, 실제로 돌려준 금액과 사유(필수)를 적어야 처리돼요. 금액을 정하는 건 사장님이고, 더크는 근거를 한 화면에 모아 줘요.

재등록 시점은 어떻게 놓치지 않나요?

남은 횟수가 정확해야 재등록 이야기를 꺼낼 때도 정확해요. 더크 회원 목록에는 “잔여 2회 이하” 필터가 있어서 PT 남은 횟수가 2회 이하인 회원을 모아 볼 수 있어요. 연락은 더크가 대신 하지 않고 사장님이 직접 해요. 언제, 어떻게 말을 꺼낼지는 PT 재등록 글에, 한동안 안 오는 회원을 찾는 법은 안 오는 회원 먼저 찾기에 있어요.

오늘 바로 해 볼 순서

1. 이번 달 엑셀과 트레이너 수첩을 나란히 놓고 맞춰 봐요. 회원 다섯 명만 골라 남은 횟수가 같은지 보세요. 하나라도 다르면 위 예시 계산에 우리 센터 단가를 넣어 보세요.
2. 말로 약속한 서비스를 적어요. 회원별로 몇 회를 누가 약속했는지 한 줄씩이요.
3. 더크에서 무료로 센터를 만들고 PT를 횟수제 이용권으로 등록해요. 기존 회원은 남은 횟수까지 한 번에 옮길 수 있어요. 더크는 이용료 대신 광고로 운영돼서, 무료로 쓰는 동안 화면에 광고가 나와요. 순서는 엑셀 회원 명단 옮기기에 있어요.
4. 트레이너를 직원으로 추가하고 역할을 “트레이너”로 정해요. 수업 완료는 트레이너가, 횟수 조정과 환불은 대표·매니저가 하도록 나뉘어요.
5. 이번 주부터 수업이 끝나면 그 자리에서 “수업 완료”를 눌러요. 마감 때 몰아서 하지 않는 게 차감 누락을 줄이는 가장 쉬운 방법이에요.

PT 회원이 남은 횟수를 직접 볼 수 있나요?

네. 센터 링크로 들어오는 회원 앱 홈의 이용권 칸에 “○ / ○회 남음”과 끝나는 날이 보여요. 예약 화면에서도 쓰는 이용권의 남은 횟수가 같이 나와요. 회원이 수업이 끝날 때마다 같은 숫자를 보면, 해지할 때 처음 숫자를 맞춰 보는 일이 줄어요. 출석은 출석 체크 방법 비교를 참고하세요.

남은 횟수보다 많이 예약되지는 않나요?

안 돼요. PT 예약은 수업 날짜에 쓸 수 있는 PT 이용권이 있고, 남은 횟수가 이미 잡힌 예약 수보다 많을 때만 들어가요. 남은 횟수만큼 예약이 차 있으면 “남은 횟수(○회)만큼 이미 예약되어 있습니다”라고 나와요.

필라테스·요가 1:1 레슨도 똑같이 관리하나요?

네, 1:1 레슨도 횟수제 이용권으로 등록하면 같은 방식으로 빠지고 기록돼요. 스튜디오 예약·취소 마감 설정은 필라테스 회원관리 예약 글에 정리해 두었어요.