헬스장 회원관리, 엑셀 말고 무료 프로그램으로 옮기는 첫날

금요일 밤 9시, 마지막 PT 수업을 마치고 카운터에서 노트북을 열어요. 엑셀 파일 이름은 “회원명단_최종_진짜최종.xlsx”. 이번 달 끝나는 회원을 찾으려고 만료일 칸을 정렬했더니, 어떤 줄은 “2026.10.3”, 어떤 줄은 “10월 3일”, 어떤 줄은 비어 있어요. 남은 PT 횟수는 카톡 대화방을 거슬러 올라가 세어야 해요. 새 프로그램으로 옮기고 싶은 마음은 있지만, “명단 옮기다 주말이 다 가겠다”는 생각에 또 파일을 닫아요.

이 글은 그 명단을 하루 안에 옮기는 순서예요. 엑셀 정리, 양식으로 올리기, 이용권 만들기, 직원 초대, 지점 추가, 그리고 필요할 때 명단을 다시 내려받는 법까지 차례로 다뤄요.

작은 센터일수록 엑셀 회원관리가 버거운 이유는요?

센터는 늘고, 한 곳은 작아지고 있어요. 뉴스에포크가 행정안전부 인허가 자료를 정리한 기사에 따르면 국내 체력단련장은 1만 7,207곳으로 역대 최대였고, 상호에 “PT”, “피티”, “스튜디오”가 들어간 곳의 비중은 2015년 4.9%에서 2024년 15.87%로 3배 넘게 늘었어요 (뉴스에포크, 2025).

• 2015년4.9%
• 2024년15.87%

출처: 뉴스에포크 (행정안전부·피치덱 자료)

작은 PT샵과 스튜디오는 대개 사장님이 트레이너이고, 카운터이고, 회계 담당이에요. 행정은 수업과 수업 사이 10분에 몰려요. 엑셀은 무료이고 익숙하지만, 세 가지를 스스로 해 주지 않아요.

• 끝나는 날을 알려 주지 않아요. 정렬하고 눈으로 찾아야 해요.
• 출석과 이어지지 않아요. 누가 2주째 안 오는지는 다른 기록을 봐야 알아요.
• 회원이 볼 수 없어요. “저 몇 번 남았어요?”는 결국 사장님 카톡으로 와요.

예시 계산: 회원 120명을 새 프로그램에 한 명씩 손으로 넣고, 한 명에 이름·번호·이용권·만료일을 넣는 데 2분이 걸린다고 가정하면 240분, 4시간이에요. 같은 명단을 표로 정리해 한 번에 올리고 미리보기에서 걸린 줄만 고치면, 정리가 된 명단 기준으로 한두 시간 안쪽에 끝낼 수 있어요. 정리 상태에 따라 시간은 달라져요.

엑셀 회원 명단은 어떻게 정리하나요?

옮기기 전에 엑셀에서 딱 일곱 칸만 남기세요. 더크 양식의 칸 순서와 같아요.

더크 회원 옮겨 오기 양식의 일곱 칸

칸	적는 법	비워도 되나요
이름	김도윤	안 돼요
연락처	010-1234-5678	안 돼요
이용권	헬스 3개월, PT 10회 (더크에 만든 상품 이름과 똑같이)	돼요 (회원만 등록)
만료일	2026-12-31	이용권을 적었으면 안 돼요
남은 횟수	7 (PT 같은 횟수제만)	기간제는 비워요
가입일	2025-03-01	돼요 (비우면 오늘)
생년월일	1990-01-31 또는 900131	돼요 (그래도 채우길 권해요)

정리할 때 걸리는 곳은 대개 세 군데예요.

1. 휴대폰 번호: 엑셀이 앞자리 0을 지워 “1012345678”이 되어도, “+82 10-…”으로 적혀 있어도 더크가 010 번호로 맞춰 읽어요. 다만 집 전화처럼 휴대폰 번호가 아니면 “휴대폰 번호를 확인해 주세요”로 걸려요.
2. 날짜: 2026-11-30, 2026.11.30, 2026/11/30, 20261130 모두 읽어요. “10월 3일”처럼 연도가 없는 글은 읽지 못하니 고쳐 주세요.
3. 이용권 이름: 엑셀에 “PT10회”, “피티 10회”, “PT 10회권”이 섞여 있으면 하나로 맞춰요. 띄어쓰기와 대소문자는 달라도 같은 이름으로 봐요.

첫 줄 제목은 “성명”, “휴대폰”, “잔여”, “종료일”처럼 적혀 있어도 알아서 칸을 찾아요. 제목 줄이 없으면 위 표 순서대로 읽어요. 이용권 칸을 비우고 이름과 연락처만 적은 줄은 회원만 등록돼요. 다만 한 번 등록된 번호는 다시 올리면 건너뛰어서, 이용권을 나중에 명단으로 붙일 수는 없어요. 남은 횟수가 헷갈리는 회원은 올리기 전에 먼저 확인하세요.

엑셀 파일(xlsx)을 바로 올릴 수 있나요?

네, 엑셀 파일(.xlsx)을 그대로 올리면 돼요. 첫 번째 시트만 읽고, 수식은 계산된 값으로 들어가요. 방법은 세 가지예요.

• 엑셀 파일 그대로: 지금 쓰는 .xlsx 파일을 올려요. 명단이 두 번째 시트에 있으면 그 시트를 맨 앞으로 옮겨 두세요. 옛 엑셀(.xls)은 “다른 이름으로 저장”에서 “Excel 통합 문서(.xlsx)”로 저장해 올려요.
• CSV: 한셀이나 다른 프로그램에서 내보낸 CSV도 받아요. 한국어 엑셀 기본 형식으로 저장해도 더크가 알아서 읽어요.
• 복사해서 붙여 넣기: 엑셀에서 표를 드래그해 복사하고, 더크 화면의 “붙여 넣기” 칸에 그대로 붙여 넣어도 돼요.

양식이 필요하면 더크 화면의 “양식 받기”를 누르거나 회원 옮겨 오기 양식(CSV)을 내려받아 그 위에 붙여 넣으세요.

더크에서는 어떤 순서로 옮기나요?

순서가 중요해요. 이용권 상품을 먼저 만들고, 그다음에 회원을 올려야 해요. 더크는 명단의 이용권 이름을 센터에 만든 상품 이름과 맞춰 보고, 없으면 “상품이 없어요. 설정 > 상품에 있는 이름과 같게 적어 주세요”로 알려 줘요.

1. 1

   센터 만들기

   가입하고 센터 이름·주소를 넣어요

2. 2

   이용권 만들기

   설정 > 상품에서 엑셀에 있는 이름 그대로 회원권(기간)·PT(횟수)를 만들어요

3. 3

   명단 올리기

   회원 화면의 기존 프로그램에서 옮겨 오기에서 엑셀·CSV 파일을 올리거나 표를 붙여 넣어요

4. 4

   미리보기 확인

   등록·건너뜀·고칠 것으로 나뉜 결과를 보고 등록해요

5. 5

   직원 초대

   함께 일하는 직원에게 역할을 정해 초대해요

회원 화면 “더보기”의 “기존 프로그램에서 옮겨 오기”는 대표와 매니저에게만 보이고, PC 화면에서 써요 (휴대폰에서는 보기만 돼요). 올리면 바로 저장되지 않고 먼저 미리보기가 나와요. 서버가 줄마다 검사해서 세 가지로 나눠 보여 줘요.

• 등록: 문제없이 들어갈 줄이에요. 만료일이 이미 지난 이용권은 “만료된 이용권으로 옮겨져요”라는 안내가 붙어요.
• 건너뜀: 이미 등록된 번호이거나, 파일 안에서 번호가 겹치는 줄이에요.
• 고칠 것: 이름이 비었거나, 날짜를 읽지 못했거나, 횟수제 이용권에 남은 횟수가 없는 줄이에요. 이유가 한 줄씩 적혀 있어요.

“○명 등록하기”를 누르면 “등록” 줄만 저장돼요. 고칠 것은 엑셀에서 고쳐 같은 파일을 다시 올리면 돼요. 이미 들어간 회원은 번호로 알아보고 건너뛰니, 두 번 들어갈 걱정은 없어요. 명단이 길어도 화면이 50줄씩 나눠 보내요.

옮겨 온 이용권은 이전 프로그램에서 이미 받은 돈이라, 판매 금액 없이 붙어요. 그래서 더크의 매출·판매 수·신규 회원 수에는 잡히지 않아요. 이번 달 매출이 갑자기 부풀어 보일 일이 없어요.

지금 읽은 걸 더크에서 바로 해 보세요

센터 만들기는 무료예요. 엑셀 명단을 그대로 올리면 오늘부터 출석과 남은 횟수를 볼 수 있어요.

무료로 센터 시작하기

옮긴 뒤 회원이 처음 올 때 주의할 점은요?

생년월일 칸은 비워도 옮겨지지만, 되도록 채워 두세요. 키오스크에서 처음 PIN을 만들 때와 센터 링크(회원 화면)에 처음 들어올 때 생년월일로 본인 확인을 하거든요. 생년월일이 비어 있는 회원은 키오스크에서 “등록된 생년월일이 없어 확인할 수 없어요. 안내데스크에 문의해 주세요”가 나와요. 이미 옮긴 회원이라면 생년월일을 채운 같은 파일을 다시 올리면 돼요. 번호가 같은 회원은 건너뛰고, 비어 있던 생년월일만 채워져요. 한 명씩은 회원 정보 화면에서 직접 적어도 돼요. 그래도 비어 있는 회원이 처음 오는 첫 주에는 이렇게 하세요.

• 회원이 처음 오면 직원이 CRM 회원 목록의 “출석 처리” 버튼으로 출석을 넣어 줘요.
• 회원 연령대가 높고 대리 출석 걱정이 적다면, 센터 설정의 “출석 시 PIN 번호 검증 사용”을 꺼서 번호 4자리만으로 출석하게 해도 돼요. 출석 방식 비교는 헬스장 출석 체크 방법 비교 글에 있어요.

직원은 몇 명까지 무료로 쓸 수 있나요?

무료 요금제에서도 직원 로그인 계정은 인원 제한 없이 만들 수 있어요. 직원은 휴대폰 번호나 이메일로 초대하고, 직원이 초대를 받아들이면 그때부터 로그인해요. 역할은 세 가지예요.

직원 역할별로 할 수 있는 일

역할	주로 하는 일
매니저	센터 운영 전반, 설정, 명단 옮기기·내려받기
직원(인포·FC)	이용권 판매, 회원 등록·수정·정지, 출석
트레이너	자기 수업 일정, 수업 완료 처리, 출석 (PT 예약 담당으로 보여요)

지점이 둘 이상이면 어떻게 하나요?

더크는 사업체 하나 아래에 센터(지점)를 여러 개 두는 구조예요. 화면 위 지점 고르기에서 “지점 추가”를 누르면 새 센터를 만들 수 있어요. 새로 만든 사업체는 처음 30일 동안 3곳까지, 그 뒤로는 20곳까지 만들 수 있어요.

직원은 지점마다 아이디를 따로 만들지 않아요. 자기 이메일이나 휴대폰 번호로 만든 계정 하나로 로그인하고, 소속 지점이 둘 이상이면 지점을 골라 들어가요. 역할은 지점마다 따로 정해서, 같은 사람이 한 지점에서는 매니저, 다른 지점에서는 트레이너일 수 있어요.

나중에 다른 곳으로 옮기고 싶으면 명단을 받을 수 있나요?

네. 대표·매니저는 회원 화면의 “엑셀로 내려받기”로 받아요. 엑셀에서 바로 열리는 CSV 파일이에요. 회원 개인정보가 담긴 파일이라 몇 가지 안전장치가 있어요.

• 대표와 매니저만, PC에서 받아요. 받는 이유를 적어야 해요 (예: 세무·회계 자료, 다른 프로그램으로 이전, 백업용 보관).
• 기본 칸은 이름, 가린 휴대폰 번호, 이용권, 만료일이에요. 전체 번호와 생년월일은 골라야 들어가고, 건강 정보는 넣지 않아요.
• 한 번에 1,000명까지, 센터마다 하루 3번까지 받아요. 누가 언제 왜 받았는지는 기록으로 2년 남아요.

회원 목록 필터(전체, 이용 중, 만료 임박, PT 회원, 정지 회원)를 고른 채로 받으면 그 조건의 회원만 담겨요.

무료로 쓸 수 있는 범위는 어디까지인가요?

가입과 센터 만들기는 무료이고, 무료 요금제는 키오스크·예약 화면 등에 나오는 광고로 운영돼요. 무료로 쓰는 것은 이래요.

• 회원 수 제한 없이 회원·이용권·결제·차감·정지·환불
• 출석 키오스크, PT 예약, 회원 앱과 예약 링크
• 락커·운동복·수건 대여, 상품, 매출 보기, 계약서 스캔 보관
• 직원 로그인 계정 (인원 제한 없음)

회원 전자계약(휴대폰 서명), 상담 고객 관리, 급여 정산은 시작 안내(튜토리얼)를 마치면 열려요. 광고 제거는 프리미엄으로 준비 중이에요. GX 단체 수업 예약은 프리미엄이 열리기 전까지 무료로 써요. 기존 종이 계약서는 스캔해서 회원 정보에 붙여 두면 돼요.

옮긴 뒤 회원에게는 뭐라고 알리나요?

회원이 새 화면을 처음 보는 날이 가장 헷갈려요. 더크는 문자나 알림톡을 대신 보내지 않아요. 아래처럼 짧은 안내를 사장님이 카톡이나 문자로 직접 보내면 돼요.

더크 예시 스튜디오예요. 이번 주부터 출석과 남은 횟수를 휴대폰으로 볼 수 있어요. 아래 링크에 들어와 본인 확인을 한 번 하면, 이번 달 출석 달력과 남은 PT 횟수, 다음 예약이 보여요. 센터에 오시면 카운터 화면의 QR을 찍거나 번호 4자리로 출석해 주세요.

보내기 전에 위에서 말한 생년월일을 꼭 먼저 채우세요. 생년월일이 비어 있는 회원은 링크에서 본인 확인이 되지 않으니, 채우지 못한 회원은 처음 센터에 왔을 때 카운터에서 도와주세요.

카톡 대화방에 흩어져 있던 남은 횟수는 옮기기 전에 회원 한 명씩 확인해 두는 게 좋아요. 옮긴 뒤 회원이 자기 화면에서 남은 횟수를 보고 “제가 알던 숫자와 달라요”라고 하면, 그때 바로잡는 편이 월말에 몰아서 싸우는 것보다 훨씬 편해요. 회원 화면에서는 PT 예약과 취소도 할 수 있어서, “몇 시 돼요?” 카톡도 줄어요.

오늘 바로 해 볼 순서

1. 엑셀에서 일곱 칸만 남겨요. 이름, 연락처, 이용권, 만료일, 남은 횟수, 가입일, 생년월일. 최근 3개월 안에 온 회원부터 옮겨도 돼요.
2. 이용권 이름을 하나로 맞춰요. “PT 10회”, “헬스 3개월”처럼 센터에서 파는 상품 이름으로요.
3. 엑셀 파일(.xlsx)을 저장해 두거나, 표를 복사해 둬요.
4. 더크에서 센터를 만들고 설정 > 상품에 같은 이름의 이용권을 만들어요.
5. “기존 프로그램에서 옮겨 오기”에서 올리고, 미리보기의 “고칠 것”만 고쳐 다시 올려요.
6. 직원을 초대하고 “출석 키오스크 켜기”로 데스크 태블릿을 켜요. 회원에게는 센터 링크를 보내 남은 횟수와 출석 달력을 직접 보게 해요.