그만둔 회원 연락처, 언제까지 갖고 있어도 되나요?

회원 엑셀을 열면 3년 전에 그만둔 회원 이름과 전화번호가 그대로 있어요. “언젠가 재등록 이벤트 문자 보낼 때 쓰지” 하고 남겨 둔 명단이에요. 그런데 이 명단이 과태료의 근거가 될 수 있어요. 반대로 결제 기록까지 다 지우면 세금 증빙이 사라져요.

이 글은 그만둔 회원 정보 중 지울 것과 남길 것, 남길 때 지킬 것, 그만둔 회원에게 광고 문자를 보낼 수 있는 기간을 정리한 운영 가이드예요. 참고 정보이며 법률 자문이 아니에요. 우리 센터 사정에 맞는 판단은 개인정보침해신고센터(국번 없이 118) 상담이나 전문가에게 확인해 주세요. 명단을 단톡방에 올리는 문제는 회원 명단 단톡방에 올려도 되나요?에 따로 정리해 두었어요.

법은 “몇 년”이 아니라 “필요 없어지면”이에요

개인정보는 보유기간이 지나거나 처리 목적을 이루는 등 필요 없어지면 지체 없이 파기해야 해요(개인정보 보호법 제21조 제1항). 안 지우면 3천만 원 이하 과태료예요 (찾기쉬운 생활법령정보).

“지체 없이”는 공공기관 지침에서 5일 이내로 풀어 써요 (교육부 개인정보 보호지침). 매달 한 번 정리하는 날을 정해 두면 놓치지 않아요.

회원권이 끝난 회원의 이벤트 문자 명단, 생일, 관심 운동, 인바디 메모는 대개 목적이 끝난 정보예요.

남겨야 하는 것도 있어요

다른 법이 보관하라고 정한 정보는 지우지 않아도 돼요. 대신 다른 개인정보와 분리해서 저장·관리해야 하고, 안 나누면 1천만 원 이하 과태료예요 (찾기쉬운 생활법령정보).

센터에서 가장 흔한 예가 결제·계약 증빙이에요. 장부와 증거서류는 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 해요(국세기본법 제85조의3) (일간NTN, 2020.09.17). 지우는 게 아니라 따로 떼어 두는 거예요.

그만둔 회원 정보, 지울 것과 남길 것

구분	예	그만둔 뒤
결제·계약 증빙	결제일·금액·영수증, 회원권 계약서, 환불 내역	5년 동안 다른 정보와 나눠서 보관, 기간 끝나면 파기
연락·마케팅용 정보	이벤트 문자 명단, 생일, 관심 운동, 인바디 메모	목적이 끝나면 지체 없이 파기
다시 연락하려고 남기는 정보	“재등록 안내 받기”에 따로 동의한 연락처	동의서에 적은 기간까지만. 동의를 철회하면 파기

필요 없어진 정보를 파기하지 않았을 때 과태료 상한

3천만 원

남길 기록을 다른 정보와 나누지 않았을 때 과태료 상한

1천만 원

결제·계약 증빙을 따로 나눠 보관할 기간 (국세기본법 제85조의3)

5년

공공기관 지침이 풀어 쓴 '지체 없이'

5일

출처: 찾기쉬운 생활법령정보, 일간NTN (2020.09.17), 교육부 개인정보 보호지침금액은 법이 정한 상한이에요. 실제 처분은 위반 정도와 사업 규모에 따라 달라요.

실제로 문제가 된 체육시설도 있어요

2025년 개인정보보호위원회는 해킹으로 회원 8만 7,923명에게 스팸 문자가 간 골프장 두 곳에 과징금과 과태료를 매겼어요. 한 곳은 과징금 1억 4,800만 원과 과태료 1,230만 원, 다른 한 곳은 과징금 5,310만 원과 과태료 990만 원이에요. 회원권 명의개서 때 세무서 제출용으로 받은 주민등록번호를 목적을 이룬 뒤에도 파기하지 않고 보관한 점도 지적됐어요 (아주경제, 2025.10.23).

갖고 있지 않은 정보는 새 나갈 일도 없어요.

그만둔 회원에게 광고 문자, 언제까지 보낼 수 있나요?

영리 목적 광고 문자는 원래 받는 사람의 사전 동의가 있어야 해요. 예외로 거래하면서 회원에게 직접 연락처를 받은 경우에는 거래가 끝난 날부터 6개월 동안, 센터가 파는 같은 종류의 상품(회원권·PT 같은 것) 광고는 동의 없이 보낼 수 있어요(정보통신망법 제50조, 시행령 제61조 제1항). 이때도 문자 앞에 (광고)를 붙이고, 수신 거부 방법을 적고, 밤 9시부터 아침 8시 사이에는 보내지 않아요. 법제처는 이 6개월을 거래가 끝난 날부터 센다고 해석했어요 (법제처 법령해석, 2024.07.02).

6개월이 지나면 재등록 할인 문자도 따로 받은 동의가 있어야 해요. 그래서 등록할 때 “재등록 안내 문자 받기”를 선택 항목으로 따로 받아 두는 게 좋아요.

• 이벤트 문자 명단 (목적 끝남)지체 없이 파기
• 동의 없이 광고 문자 보낼 수 있는 기간거래 끝나고 6개월
• 결제·계약 증빙 (나눠서 보관)5년

출처: 찾기쉬운 생활법령정보, 법제처 법령해석 24-0311, 일간NTN (2020.09.17)막대 길이는 개월 수예요. 증빙 5년은 법정신고기한이 지난 날부터 세요.

오늘 바로 해 볼 순서

1. 1

   명단 찾기

   엑셀·휴대폰·단톡방에 남은 그만둔 회원 연락처를 찾아요

2. 2

   나누기

   결제·계약 증빙은 따로 폴더나 파일로 떼어 둬요

3. 3

   지우기

   목적이 끝난 연락처와 메모는 복원할 수 없게 지우고, 종이는 파쇄해요

4. 4

   날짜 정하기

   매달 정리하는 날을 정해 같은 순서로 반복해요

1. 회원 엑셀, 카운터 휴대폰 연락처, 단톡방에 그만둔 회원 정보가 남아 있는지 확인해요.
2. 결제·계약 증빙은 다른 정보와 나눠 따로 보관해요.
3. 목적이 끝난 연락처와 메모는 지워요. 종이 신청서는 증빙이 아니면 파쇄해요.
4. 등록 서류에 “재등록 안내 문자 받기(선택)” 동의 칸을 따로 둬요.
5. 그만둔 회원에게 보내는 문자는 거래가 끝나고 6개월 안인지, 따로 받은 동의가 있는지 확인하고 보내요.

지금 읽은 걸 더크에서 바로 해 보세요

센터 만들기는 무료예요. 엑셀 명단을 CSV로 저장해 올리면 오늘부터 출석과 남은 횟수를 볼 수 있어요.

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더크에서는 어떻게 하나요?

더크로 명단을 옮긴 뒤에는 원본 엑셀 파일을 지우면 돼요. 엑셀에 결제 기록이 있었다면, 그 기록이 더크나 장부에 남아 있는지 먼저 확인하고 지워요. 더크에서 회원 명단 파일은 대표·매니저만 이유를 적고 내려받을 수 있어서, 명단이 어디로 나갔는지 기록이 남아요.